No sólo el tiempo es dinero, la comunicación también

En el sector de la localización de software, como en muchos otros, el tiempo es dinero. Pierdes dinero cada día que se retrasa el lanzamiento al mercado de tu producto.

Sin embargo, en Jensen Localization también decimos que el éxito de tu proyecto se basa en un parámetro muy simple: la comunicación.

La falta de comunicación entre cliente y proveedor es una razón importante de retrasos en el lanzamiento de un producto localizado; por tanto, la comunicación también es dinero.

Hace unas semanas, uno de nuestros clientes nos mandó un nuevo encargo. Mandaron una hoja de Excel y unos enlaces a distintos sitios de su página web. A menudo los clientes nos mandan el texto para traducir en un archivo y en otro nos mandan los enlaces a la página web original para que el traductor pueda ver el texto en contexto, pero aún así le preguntamos al cliente si la página web la mandaron sólo como referencia o si querían que extragéramos textos específicos de la página web para traducir.

Su respuesta fue: Puedes ver el texto al que se refiere en el enlace a la página web.

Así pues, asumimos que el enlace sólo se mandó como referencia y tradujimos sólo el texto del archivo Excel. Por desgracia, cuando hicimos la entrega de la traducción, el cliente nos dijo que faltaba texto, es decir, el texto de la página web. Tuvimos que mandar el texto pendiente a traducir rápidamente, y por suerte la entrega de la traducción completa no se demoró demasiado, pero este error se podría haber evitado con una buena comunicación.

Muy a menudo, el cliente sólo quiere saber una cosa: precio y tiempo. Por tanto, al cliente le cuesta entender por qué los traductores tienen preguntas, por qué tenemos que tener los archivos en un formato determinado o por qué necesitan facilitarnos material de referencia. En Jensen Localization intentamos asegurarnos de que nuestros clientes saben desde el principio cuáles son nuestros procedimientos y cómo podemos adaptarlos para satisfacer sus necesidades.

No obstante, nada de esto funcionará si no hay una comunicación eficaz entre ambas partes. A continuación os mostramos algunos consejos para conseguir que esa comunicación sea eficaz:

• No des las cosas por hecho. Asegúrate de que entiendes lo que te piden y que tu interlocutor te entiende a ti.
• En la comunicación escrita, sobre todo por correo electrónico, lee tu correo varias veces antes de mandarlo. Ponte en el lugar de tu interlocutor y observa si entiendes lo que dice el correo.
• Si ves que la falta de comunicación genera un largo hilo de correos sin llegar a ninguna conclusión, llama por teléfono. Es la manera más fácil de terminar con la confusión y siempre puedes mandar un correo al terminar la conversación para tener una prueba escrita de lo acordado por teléfono, y así poder consultarla cuando sea necesario. A pesar de tanta tecnología, siempre nos gusta escuchar una voz al otro lado, ¿a ti no?
• Si no estás seguro de qué te están diciendo, pide a otra persona que lo lea. Igual que cuando revisamos una traducción, cuatro ojos ven mejor que dos.
• La comunicación por escrito también puede generar conflictos si no se entiende bien. Antes de que te dé un ataque de nervios y quieras mandar a la otra persona a la m*****, relájate. Respira, lee el correo de nuevo, intenta ver la postura del otro desde la distancia, no te lo lleves al plano personal y tómate tu tiempo para contestar.

¿Tu trabajo se ha visto afectado por problemas de comunicación? Nos gustaría escuchar tus sugerencias para conseguir una comunicación eficaz, añádelo en los comentarios.